Integrasi ISO 9001:2026 dan ISO 21001:2025 dalam Manual Mutu Yayasan Pendidikan

Apakah yayasan pendidikan perlu memilih antara ISO 9001 dan ISO 21001?

Apakah keduanya harus diterapkan melalui dua manual yang berbeda?

Apakah integrasi kedua standar justru akan menambah dokumen dan pekerjaan administratif?

Jawabannya, yayasan tidak harus memilih salah satunya. ISO 9001:2026 dan ISO 21001:2025 dapat diterapkan melalui satu Sistem Manajemen Mutu yang terintegrasi.

ISO 9001 memberikan kerangka pengelolaan mutu yang dapat digunakan oleh berbagai jenis organisasi. ISO 21001 memperdalam kerangka tersebut agar sesuai dengan karakteristik organisasi pendidikan.

Keduanya tidak perlu menghasilkan dua sistem, dua audit internal, atau dua tinjauan manajemen. Yayasan dapat menggunakan satu manual, satu peta proses, satu kebijakan, dan satu sistem evaluasi.

Mengapa Menggunakan ISO 21001:2025?

ISO 21001:2018 sudah digantikan oleh ISO 21001:2025. Karena itu, organisasi yang baru menyusun atau memperbarui sistemnya sebaiknya menggunakan edisi terbaru.

ISO 21001:2025 merupakan standar Sistem Manajemen Organisasi Pendidikan. Standar ini membantu organisasi pendidikan mendukung pemerolehan dan pengembangan kompetensi melalui proses pengajaran, pembelajaran, dan kegiatan pendidikan lainnya.

ISO 21001 juga memberikan perhatian khusus terhadap kepuasan peserta didik, penerima manfaat lain, dan staf.

Standar ini dapat digunakan oleh:

• Sekolah.
• Pesantren.
• Perguruan tinggi.
• Lembaga pelatihan.
• Pusat pendidikan.
• Organisasi penyedia pembelajaran.
• Yayasan yang mengelola beberapa unit pendidikan.

ISO 21001:2025 berdiri sebagai standar sistem manajemen tersendiri, tetapi tetap selaras dengan ISO 9001. Fokusnya mencakup sistem organisasi pendidikan dan dampaknya terhadap peserta didik serta penerima manfaat lainnya.

Apa Perbedaan ISO 9001 dan ISO 21001?

ISO 9001:2026 berfokus pada kemampuan organisasi menyediakan produk dan jasa secara konsisten, memenuhi persyaratan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan memperbaiki efektivitas Sistem Manajemen Mutu.

ISO 21001:2025 menggunakan prinsip manajemen mutu yang serupa, tetapi menerapkannya secara khusus pada organisasi pendidikan.

Perbedaan fokusnya dapat digambarkan sebagai berikut:

ISO 9001:2026	ISO 21001:2025
Berlaku untuk seluruh jenis organisasi	Khusus untuk organisasi pendidikan
Berfokus pada pelanggan	Berfokus pada peserta didik dan penerima manfaat
Mengendalikan produk dan jasa	Mengendalikan produk dan layanan pendidikan
Mengukur kepuasan pelanggan	Mengukur kepuasan peserta didik, penerima manfaat, dan staf
Mengatur desain produk dan jasa	Memperdalam desain kurikulum dan layanan pendidikan
Mengendalikan penyediaan jasa	Memperdalam pembelajaran, asesmen, dan pengakuan hasil belajar
Mengatur kompetensi personel	Memperdalam kompetensi pendidik dan tenaga kependidikan
Mengendalikan informasi	Menekankan keamanan dan perlindungan data peserta didik
Memperhatikan kebutuhan pelanggan	Menekankan aksesibilitas, keadilan, dan kebutuhan khusus

ISO 9001 membangun fondasi mutu organisasi. ISO 21001 memastikan fondasi tersebut benar-benar mendukung proses dan hasil pendidikan.

Apakah Harus Membuat Dua Manual?

Tidak.

Yayasan dapat membuat satu dokumen dengan judul:

Manual Sistem Manajemen Mutu Organisasi Pendidikan Terintegrasi ISO 9001:2026 dan ISO 21001:2025

Manual tersebut tetap menggunakan struktur Klausul 1 sampai 10:

1. Ruang Lingkup.
2. Acuan Normatif.
3. Istilah dan Definisi.
4. Konteks Organisasi.
5. Kepemimpinan.
6. Perencanaan.
7. Dukungan.
8. Operasi.
9. Evaluasi Kinerja.
10. Peningkatan.

Persyaratan ISO 21001 dimasukkan pada klausul yang relevan. Cara ini membuat sistem lebih sederhana, mudah dipahami, dan mudah diaudit.

Apa yang Perlu Ditambahkan dalam Manual Mutu?

1. Memperluas ruang lingkup

Ruang lingkup tidak cukup hanya menyebut penyelenggaraan layanan pendidikan.

Manual perlu menjelaskan:

• Jenjang pendidikan yang dikelola.
• Kampus dan lokasi yang tercakup.
• Proses pendidikan formal.
• Pembelajaran.
• Pembinaan peserta didik.
• Tahfiz Al-Qur’an.
• Pengembangan bahasa.
• Layanan kepesantrenan.
• Asesmen dan kelulusan.
• Proses pendukung pendidikan.

Ruang lingkup juga perlu menyebut peserta didik, orang tua, staf, dan penerima manfaat lain sebagai pihak yang dilayani.

2. Menambahkan istilah pendidikan

Manual perlu memuat istilah yang digunakan dalam organisasi pendidikan, seperti:

• Peserta didik atau santri.
• Penerima manfaat.
• Pendidik.
• Tenaga kependidikan.
• Kurikulum.
• Capaian pembelajaran.
• Asesmen.
• Pengakuan hasil belajar.
• Aksesibilitas.
• Keadilan.
• Kebutuhan pendidikan khusus.
• Produk dan layanan pendidikan.

Kesamaan istilah membantu setiap unit memahami persyaratan dengan cara yang sama.

3. Memperluas pihak berkepentingan

Pihak berkepentingan dalam sistem terintegrasi setidaknya mencakup:

• Peserta didik.
• Orang tua atau wali.
• Guru, musyrif, pembina, dan tenaga kependidikan.
• Pengurus yayasan.
• Pemerintah.
• Masyarakat.
• Alumni.
• Perguruan tinggi.
• Mitra pendidikan.
• Penyedia eksternal.
• Lembaga akreditasi.
• Peserta didik dengan kebutuhan khusus.

Kebutuhan dan harapan mereka perlu dikenali, dinilai, dan dipantau.

4. Menguatkan fokus kepada peserta didik

Dalam ISO 9001, organisasi mengenal prinsip fokus kepada pelanggan. Dalam organisasi pendidikan, prinsip tersebut perlu dikembangkan menjadi fokus kepada peserta didik dan penerima manfaat lain.

Fokus kepada peserta didik berarti organisasi:

• Memahami kebutuhan belajar.
• Menentukan kompetensi yang harus dicapai.
• Menyediakan lingkungan belajar yang aman.
• Memberikan layanan secara adil.
• Menyediakan dukungan yang sesuai.
• Melibatkan peserta didik dalam proses pembelajaran.
• Melindungi hak dan data peserta didik.
• Menilai perkembangan dan kepuasan mereka.

Peserta didik bukan hanya penerima layanan. Mereka terlibat aktif dalam proses pembelajaran dan pengembangan kompetensi.

5. Memperkuat kebijakan mutu

Kebijakan mutu terintegrasi perlu memuat komitmen terhadap:

• Pemenuhan kebutuhan peserta didik.
• Peningkatan kompetensi lulusan.
• Kepuasan peserta didik dan penerima manfaat.
• Aksesibilitas dan keadilan.
• Tanggung jawab sosial.
• Perilaku etis.
• Perlindungan data.
• Pemenuhan regulasi pendidikan.
• Pengembangan kompetensi pendidik.
• Peningkatan berkelanjutan.

Kebijakan tersebut harus menjadi dasar dalam menetapkan sasaran dan program pendidikan.

6. Menambahkan risiko khusus pendidikan

Risk register perlu mencakup risiko yang berkaitan langsung dengan peserta didik dan proses pendidikan.

Contohnya:

• Peserta didik tidak mencapai kompetensi.
• Target hafalan tidak tercapai.
• Kurikulum tidak sesuai dengan kebutuhan.
• Kekurangan guru yang kompeten.
• Kesalahan dalam asesmen.
• Perundungan dan kekerasan.
• Pelanggaran etika.
• Kebocoran data peserta didik.
• Hambatan akses bagi peserta didik berkebutuhan khusus.
• Ketidakpuasan orang tua.
• Gangguan sistem pembelajaran digital.
• Ketidaksesuaian layanan asrama.
• Ketergantungan pada penyedia eksternal.

Risiko pendidikan perlu dihubungkan dengan proses, pengendalian, indikator, dan penanggung jawab.

7. Menambahkan sasaran pendidikan

Sasaran mutu tidak cukup hanya mengukur jumlah kegiatan atau penyelesaian program kerja.

Sasaran perlu mengukur hasil pendidikan, antara lain:

• Pencapaian kompetensi lulusan.
• Ketuntasan pembelajaran.
• Capaian hafalan Al-Qur’an.
• Kemampuan bahasa.
• Perkembangan akhlak.
• Kedisiplinan peserta didik.
• Kepuasan peserta didik.
• Kepuasan orang tua.
• Kepuasan pegawai.
• Kompetensi pendidik.
• Keamanan peserta didik.
• Penyelesaian keluhan.
• Keberhasilan melanjutkan pendidikan.

Setiap sasaran harus memiliki indikator, target, program, penanggung jawab, waktu pemantauan, dan metode evaluasi.

Integrasi pada Klausul Dukungan

ISO 21001 memperkuat pengelolaan sumber daya pendidikan.

Manual perlu mengatur:

• Kompetensi guru dan tenaga kependidikan.
• Kompetensi musyrif, pembina, pengampu tahfiz, dan pengampu bahasa.
• Fasilitas pembelajaran dan asrama.
• Lingkungan belajar yang aman.
• Keamanan psikologis.
• Pencegahan perundungan.
• Aksesibilitas fasilitas.
• Sumber belajar.
• Teknologi pembelajaran.
• Hak kekayaan intelektual.
• Pengetahuan organisasi.
• Komunikasi dengan peserta didik dan orang tua.

Lingkungan pembelajaran tidak hanya berkaitan dengan ruang kelas. Lingkungan belajar juga mencakup hubungan sosial, keamanan psikologis, penghormatan, disiplin yang mendidik, dan perlindungan dari kekerasan.

Integrasi pada Klausul Operasi

Klausul 8 menjadi bagian yang paling banyak memerlukan penyesuaian.

Manual terintegrasi perlu mengendalikan seluruh perjalanan peserta didik.

Penerimaan peserta didik

Pengendalian mencakup:

• Informasi program.
• Persyaratan pendaftaran.
• Seleksi.
• Pemetaan kemampuan.
• Identifikasi kebutuhan.
• Penempatan peserta didik.
• Komunikasi dengan orang tua.

Desain kurikulum dan program

Pengembangan kurikulum perlu mempertimbangkan:

• Regulasi.
• Visi yayasan.
• Profil lulusan.
• Kebutuhan peserta didik.
• Kebutuhan masyarakat.
• Perkembangan ilmu dan teknologi.
• Ketersediaan sumber daya.
• Hasil evaluasi program sebelumnya.

Rancangan perlu ditinjau, diverifikasi, divalidasi, disetujui, dan dikendalikan perubahannya.

Pelaksanaan pembelajaran

Manual perlu mengatur:

• Perangkat ajar.
• Metode pembelajaran.
• Sumber belajar.
• Kehadiran guru dan peserta didik.
• Supervisi pembelajaran.
• Penggunaan teknologi.
• Keterlibatan peserta didik.
• Pemantauan ketercapaian pembelajaran.

Asesmen

Sistem asesmen perlu memastikan:

• Instrumen sesuai dengan kompetensi.
• Penilaian dilakukan secara adil.
• Soal dan hasil penilaian terlindungi.
• Nilai diverifikasi.
• Peserta didik mendapatkan umpan balik.
• Keberatan atas hasil penilaian dapat ditangani.
• Keputusan kenaikan dan kelulusan dapat dipertanggungjawabkan.

Pengakuan hasil belajar

Pengakuan hasil belajar dapat berbentuk:

• Rapor.
• Sertifikat.
• Transkrip.
• Kenaikan kelas.
• Kelulusan.
• Pengakuan hafalan.
• Pengakuan kompetensi.
• Rekognisi pembelajaran sebelumnya jika diterapkan.

Layanan kebutuhan khusus

Organisasi perlu menyediakan mekanisme untuk:

• Mengidentifikasi kebutuhan khusus.
• Menyesuaikan metode pembelajaran.
• Menyesuaikan fasilitas.
• Menyesuaikan asesmen.
• Memberikan pendampingan.
• Berkomunikasi dengan orang tua.
• Mengevaluasi efektivitas dukungan.

Perlindungan Data Peserta Didik

Integrasi ISO 21001 memerlukan perhatian lebih kuat terhadap keamanan dan perlindungan data.

Data yang perlu dilindungi meliputi:

• Identitas peserta didik.
• Data kesehatan.
• Nilai dan hasil asesmen.
• Catatan konseling.
• Catatan kedisiplinan.
• Data keuangan.
• Foto dan video.
• Data orang tua.
• Informasi kebutuhan khusus.
• Data pada LMS dan aplikasi.

Manual perlu menetapkan aturan mengenai hak akses, persetujuan penggunaan, penyimpanan, pengiriman, publikasi, masa retensi, pemusnahan, serta penanganan insiden kebocoran data.

Integrasi pada Evaluasi Kinerja

Evaluasi kinerja perlu mencakup kinerja organisasi dan hasil pendidikan.

Organisasi perlu memantau:

• Capaian pembelajaran.
• Kepuasan peserta didik.
• Kepuasan orang tua.
• Kepuasan pegawai.
• Efektivitas kurikulum.
• Efektivitas pembelajaran.
• Kinerja pembinaan.
• Capaian tahfiz.
• Kemampuan bahasa.
• Keamanan dan kesejahteraan peserta didik.
• Aksesibilitas layanan.
• Kinerja penyedia eksternal.

Audit internal tidak harus dilakukan secara terpisah untuk setiap standar. Yayasan dapat menggunakan satu program audit dengan daftar periksa yang memuat persyaratan ISO 9001 dan ISO 21001.

Tinjauan manajemen juga dapat dilaksanakan dalam satu forum. Pimpinan membahas hasil kinerja mutu dan kinerja pendidikan secara terpadu.

Dokumen yang Dapat Digunakan Bersama

Integrasi tidak berarti memperbanyak dokumen. Sebagian besar dokumen dapat digunakan untuk kedua standar, seperti:

• Manual sistem manajemen.
• Kebijakan mutu.
• Sasaran mutu.
• Peta proses.
• Struktur organisasi.
• Analisis konteks.
• Matriks pihak berkepentingan.
• Risk register.
• Prosedur pengendalian dokumen.
• Prosedur audit internal.
• Prosedur tindakan korektif.
• Program peningkatan.
• Format tinjauan manajemen.

Dokumen khusus pendidikan dapat ditambahkan sesuai kebutuhan, seperti:

• Prosedur desain kurikulum.
• Prosedur pembelajaran.
• Prosedur asesmen.
• Prosedur penerimaan peserta didik.
• Prosedur kelulusan.
• Kebijakan perlindungan peserta didik.
• Kebijakan aksesibilitas dan keadilan.
• Kode etik pendidikan.
• Prosedur perlindungan data.
• Prosedur penanganan keluhan dan banding.

Kesalahan Umum dalam Melakukan Integrasi

Yayasan perlu menghindari beberapa kesalahan berikut:

• Membuat dua manual yang isinya hampir sama.
• Menyalin persyaratan standar tanpa menyesuaikan proses.
• Hanya mengganti istilah pelanggan menjadi peserta didik.
• Tidak mengatur desain kurikulum dan asesmen.
• Mengabaikan kebutuhan khusus.
• Tidak melindungi data peserta didik.
• Mengukur kegiatan, tetapi tidak mengukur hasil pendidikan.
• Melaksanakan dua audit untuk proses yang sama.
• Melaksanakan dua tinjauan manajemen.
• Menambah formulir tanpa memperbaiki proses.
• Menganggap sertifikasi sebagai tujuan akhir.

Integrasi yang baik menyatukan proses, bukan hanya menyatukan dokumen.

Langkah Praktis Melakukan Integrasi

Yayasan dapat memulai integrasi melalui langkah berikut:

1. Menetapkan ruang lingkup sistem terintegrasi.
2. Membandingkan persyaratan kedua standar.
3. Menyusun matriks korelasi.
4. Mengidentifikasi kesenjangan sistem.
5. Memperbarui konteks dan pihak berkepentingan.
6. Memperbarui kebijakan dan sasaran mutu.
7. Menambahkan risiko pendidikan.
8. Memperkuat proses pembelajaran dan asesmen.
9. Menetapkan perlindungan peserta didik dan data.
10. Memperbarui manual dan prosedur.
11. Melatih pimpinan, auditor, dan pemilik proses.
12. Melaksanakan audit internal terintegrasi.
13. Melaksanakan tinjauan manajemen.
14. Menindaklanjuti hasil evaluasi.
15. Meningkatkan sistem secara berkelanjutan.

Kesimpulan

ISO 9001:2026 dan ISO 21001:2025 tidak perlu dijalankan sebagai dua sistem yang terpisah.

ISO 9001 memberikan kerangka pengelolaan mutu organisasi. ISO 21001 memperdalam penerapannya pada proses dan hasil pendidikan.

Melalui integrasi, yayasan dapat mengelola mutu layanan, pembelajaran, pembinaan, asesmen, kompetensi pendidik, kepuasan peserta didik, perlindungan data, aksesibilitas, dan peningkatan secara utuh.

Hasil akhirnya bukan sekadar manual yang lebih lengkap. Hasil yang diharapkan adalah sistem pendidikan yang lebih terarah, konsisten, adil, aman, dan berpusat pada perkembangan peserta didik.

Satu manual. Satu sistem. Dua standar yang saling menguatkan untuk meningkatkan mutu pendidikan.